Przede wszystkim trzeba sprawdzić, czy będzie ta sala odpowiednia dla konkretnej ilości gości. To bardzo istotne, by wszyscy znaleźli miejsce, żeby wygodnie brać udział w spotkaniu. Suma krzeseł, stołów oraz pozostałych takiego rodzaju urządzeń musi być wystarczająca, dla konkretnej grupy. W sali musi znaleźć się projektor multimedialny wraz z ekranem. W ten sposób można wyświetlać dane dla dużej grupy osób, a całość będzie czytelna nawet dla tych siedzących w dalszych rzędach. Konieczny będzie również nagłaśniający system, który jest wyjątkowo potrzebny, gdy gabaryty sali będą bardzo duże. Mikrofony i głośniki są tu rzeczami koniecznymi.
W sali przyda się dostęp do sieci online. Tak, żeby można było na bieżąco skorzystać z materiałów online, lecz także, by biorący udział w zgromadzeniu ludzie mieli dostęp do sieci. Może być przydatna antena wifi, jaka zwiększy sygnał w szczególności w tych dużych salach. Z pewnością wygodną sprawą podczas wystąpień będzie praktyczny system sterowania. Dzięki niemu możemy z łatwością uruchomić konkretne urządzenie bez ruszania się z miejsca. Ciekawostką może być interaktywna tablica, dzięki której można wydrukować na przykład notatki z ekranu.
Z pewnością przydatne mogą być sprzęty biurowe, pozwalające wykonać skan dokumentów i wydrukować potrzebną ilość kopii dla uczestników. Pamiętajmy jednak, iż nie wszystkie sale konferencyjne powinny być aż tak dobrze wyposażone. Niektóre mają jedynie niezbędne minimum, a organizator sam musi zadbać o całą resztę. Właśnie dlatego należy skontrolować, w jaki sposób taka sala jest wyposażona, żeby nie być później niemile zaskoczonym. Wszelkie dodatkowe oraz bardziej zaawansowane projektowanie ux nie są tak jasną sprawą i nierzadko występują w miejscach, jakie będą kosztowniejsze, jeśli chodzi o wynajęcie sali. Należyzatem przed podjęciem decyzji skontrolować wszystkie szczegóły.